1. Onderhavige algemene voorwaarden zijn steeds van toepassing op alle diensten vanwege ARCHIVARIA. De opdrachtgever wordt geacht deze voorwaarden uitdrukkelijk en ondubbelzinnig te aanvaarden en formeel te verzaken aan zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn niet tegenstelbaar aan ARCHIVARIA indien niet schriftelijk door ARCHIVARIA aanvaard. Onderhavige voorwaarden vormen samen met de vermeldingen en/of bijzondere voorwaarden in de offerte het contract tussen partijen.
2. Het uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden van de offerte of factuur geldt tevens als aanvaarding van de er in opgenomen voorwaarden. Eventuele klachten of opmerkingen nopens de geleverde diensten dienen per aangetekend schrijven te geschieden binnen de 8 dagen na het afleveren van het eindrapport / voleindigen van de opdracht.
3. ARCHIVARIA zal zich bij het volbrengen van de haar toevertrouwde opdrachten naar best vermogen inspannen om deze zo goed als mogelijk uit te voeren. Alle aan haar toevertrouwde opdrachten dienen evenwel te worden opgevat als middelenverbintenissen. ARCHIVARIA verbindt er zich toe bij het volbrengen van de haar toevertrouwde opdrachten de volstrekte beroepsdiscretie in acht te nemen.
4. Mondelinge prijsopgaven zijn steeds vrijblijvend en verbinden ARCHIVARIA niet. Ingeval van meerdere schriftelijke offertes voor een zelfde project, geldt enkel de door ARCHIVARIA ondertekende versie. De persoon of firma die de opdracht geeft, wordt aangemerkt als opdrachtgever en staat borg voor de betaling van de factuur, zelfs indien deze aan een derde moet worden opgesteld en toegezonden.
5. De offerte is slechts bindend voor een termijn van zes maanden (te rekenen vanaf opmaak) en voor zover de opdrachtgever geen enkele wijziging aanbrengt aan datgene dat als basis gediend heeft voor de opstelling van de offerte. Wordt de offerte pas na deze periode ondertekend, dan is ARCHIVARIA gemachtigd om een eenzijdige prijswijziging door te voeren.
6. Alle door beide partijen schriftelijk goedgekeurde opdrachten zijn bindend. Indien de opdrachtgever het contract alsnog wenst te annuleren voorafgaandelijk aan de uitvoering van de opdracht, zal deze bij wijze van schadevergoeding een bedrag gelijk aan 5 % van de overeengekomen prijs dienen te betalen, met een minimum van 100 EUR (excl. BTW). Werd reeds met de uitvoering van de opdracht begonnen, dan worden alle reeds gepresteerde werkuren gefactureerd aan een uurtarief van 75 EUR (excl. BTW), meer een schadevergoeding ten bedrage van 25 % van het niet-gefactureerde gedeelte van de offerteprijs.
7. De timing, opgenomen in de bijzondere offertevoorwaarden, wordt indicatief vermeld. ARCHIVARIA streeft ernaar het eindproduct af te leveren en/of de gevraagde diensten te verlenen binnen de vooropgestelde deadline. Ingeval van uitvoering van een opdracht waarvoor ARCHIVARIA afhankelijk is van input / (plan)materiaal van de opdrachtgever, zal ARCHIVARIA de opdracht enkel tijdig kunnen uitvoeren indien deze informatie ten minste 4 weken vóór het verstrijken van de deadline wordt aangeleverd. Behoudens andersluidend schriftelijk beding, geeft vertraging in de uitvoering omwille van ziekte, ongeval of overmacht geen recht op schadevergoeding noch op ontbinding/verbreking van de overeenkomst lastens ARCHIVARIA.
8. De opdrachtgever erkent uitdrukkelijk dat hij de exclusieve eigenaar is van alle aangeleverde input/ (plan)materiaal (waaronder, maar niet beperkt tot, informatie, foto’s, afbeeldingen, teksten, plannen en ander werken) en gerechtigd is deze input/dit (plan)materiaal te laten gebruiken door ARCHIVARIA voor het uitvoeren van de opdracht/het leveren van de diensten, inclusief doch zonder beperking, voor opname in het eindproduct. De opdrachtgever garandeert dat geen enkele derde enige aanspraak kan maken op de input/het (plan)materiaal op grond van intellectuele eigendomsrechten of enige andere grond.
9. Alle prijzen worden in beginsel aangegeven in euro.
Het eindproduct wordt in PDF-formaat via e-mail doorgestuurd naar de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever een hard copy van het CHE-rapport wenst te ontvangen, dient hij dit ten laatste één week voor het verstrijken van de deadline aan te geven, alsook het
aantal exemplaren. Deze kostprijs wordt bijkomend verrekend in de eindfactuur: kleurkopies aan 0,50 EUR per paginazijde A4 / zwart-wit kopies aan 0,20 EUR per paginazijde A4 / inbinding aan 3,5 EUR per ring / CD-DVD-stick aan 25 EUR per stuk.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe het eindproduct slechts voor interne doeleinden aan te wenden.
10. Alle facturen dienen te Lede te worden betaald binnen de 14 dagen na de factuurdatum. Protest dient bij wege van een aan ARCHIVARIA gericht aangetekend schrijven te gebeuren binnen de 8 dagen na de factuurdatum met opgave van de grieven. Alle op de vervaldag onbetaald gebleven facturen zullen van rechtswege en zonder aanmaning een interest van 10 procent per jaar opleveren. Indien de facturen onbetaald blijven binnen de 30 dagen na de vervaldag zal het verschuldigde bedrag bovendien verhoogd worden met 10 procent met een minimum van 100,00 euro ten titel van forfaitaire vergoeding voor alle buitengerechtelijke kosten, tijdverlies, administratie- en beheerskosten die deze vertraging in betaling veroorzaken, en dit zonder dat hiervoor enige aanmaning vereist is. Deze forfaitaire vergoeding is verschuldigd bovenop de hoofdsom, verwijlinteresten, innings- en aanmaningskosten, zelfs bij toekenning van termijnen van respijt en zonder afbraak te doen aan de mogelijkheden voorzien door artikel 1244 BW.
11. De niet-betaling van de factuur op de vervaldag maakt het verschuldigde saldo van al de andere zelfs niet vervallen facturen van rechtswege en onmiddellijk opeisbaar.
12. ARCHIVARIA behoudt zich alle intellectuele eigendomsrechten (waaronder, maar niet beperkt tot, auteursrecht en aanverwante rechten) met betrekking tot de resultaten van de door haar geleverde diensten en het eindproduct (waaronder, maar niet beperkt tot, (CHE-)rapporten, adviezen, nota’s, plannen of studies) uitdrukkelijk voor. De opdrachtgever verkrijgt geen intellectueel eigendomsrecht door de betaling van de door hem verschuldigde factuur.
13. De opdrachtgever erkent uitdrukkelijk dat ARCHIVARIA het recht heeft om het project dat het voorwerp is van de opdracht/de diensten alsmede achtergrondinformatie betreffende het project en de diensten (waaronder, maar niet beperkt tot, betreffende de opdrachtgever (tenzij deze zich daar schriftelijk tegen verzet), het pand, de aard van diensten, alle (technische) informatie, afbeeldingen, input en (plan)materiaal, alsook alle informatie en kennis verworven door ARCHIVARIA in de uitvoering van diensten) aan te wenden voor klantenwerving, acquisitiedoeleinden en aanbestedingen, alsook het recht om deze te publiceren op, maar zonder daartoe beperkt te zijn, op haar website en sociale mediakanalen.
14.1. ARCHIVARIA is, behoudens ingeval van bedrog of opzettelijke fout en zonder afbreuk te doen aan artikel 7, niet aansprakelijk voor: (i) schade aan het pand; (ii) immateriële schade; (iii) indirecte of gevolgschade, zoals maar niet beperkt tot winstderving, omzetverlies, inkomstenderving, administratie- of personeelskosten, verlies van gegevens, vorderingen van derden; (iv) verlies of schade die het gevolg is van: (a) het niet of gebrekkig functioneren van faciliteiten, infrastructuur of materiaal waar ARCHIVARIA geen controle over heeft; (b) (foutieve) informatie of materialen die verschaft werd door de opdrachtgever of het gebrek aan informatie of materialen; (c) het (foutief) gebruik van de geleverde producten of diensten door de opdrachtgever; (d) producten of diensten van derden; (e) de niet-naleving van de bijzondere bepalingen, algemene voorwaarden en eventuele andere afspraken door de opdrachtgever; en (f) overmacht.
14.2. De totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van ARCHIVARIA beperkt zich tot de totale vergoeding voor de diensten in het kader waarvan het schadegeval zich voordeed.
14.3. Zonder afbreuk te doen aan andere situaties waarin een vrijwaringsplicht zich opdringt, verbindt de opdrachtgever zich ertoe ARCHIVARIA te vrijwaren tegen alle vorderingen en schade die gebaseerd zijn op: (i) (foutieve) informatie of materialen, en de eventuele (intellectuele) rechten (van derden) daarin, die verschaft werd door de opdrachtgever, waaronder, maar niet beperkt tot, de informatie / (plan)materiaal vermeld in artikels 7 en 8; (ii) het (foutief) gebruik van een product of dienst door de opdrachtgever, waaronder, maar niet beperkt tot, gebruik buiten de grenzen van artikel 9 in fine, of door een derde; (iii) aanpassingen of wijzigingen van een product of dienst die werden doorgevoerd door de opdrachtgever of een derde.
15. In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van het Gerechtelijk Arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd en is het Belgische recht van toepassing.